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PAGE AIDE AU C.A.

FORMATION DE C.A.


Principes fondamentaux et outils pour une gestion efficace du Conseil d'Administration chez GR International :
  • Maîtrise de la planification et de la conduite des réunions.
  • Connaissance approfondie de nos outils pour une utilisation optimale.
  • Amélioration de la productivité des membres du Conseil d'Administration en relation avec leurs responsabilités.
▶ ACCÈS À LA FORMATION DE CA

LES FORMULAIRES; ① ② ③ ④ ⑤ & ⑥


① AJOUTER UN ÉVÉNEMENT GR - (lancements, portes ouvertes etc...)
③ DEMANDE MODIFICATION COMPTE CLIENT (groupe / sous-catégorie / à une autre personne)
⑤ REQUÊTE MODIFICATION RENCONTRE - (date, heure, lieu ou Zoom)
② DEMANDE MODIFICATION DU CONSEIL D'ADMINISTRATION
④ RENCONTRE MENSUELLE CONSEIL D'ADMINISTRATION
⑥ DÉMARRER UN NOUVEAU GROUPE // sous l'approbation de GR

AIDES COMPLÉMENTAIRES


Explication « siège exclusif »

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Conclusion d'une rencontre    

▶ VIDEO

Gabarit GR "Relation publique"

▶ PDF

Gabarit message aux visiteurs
​" RESPONSABLE DE L'ACCUEIL."

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Gabarit mention d'excellence
​Soulignez les bons coups !

▶ PDF

Les tâches de CA 
Voyez vos tâches dans le temps

▶ PDF

Guide sur les Absences Justifiées

▶ PDF

Adhésion GR format PAPIER 

▶ PDF

FACEBOOK règles GR

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ZOOM centre d'aide

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ZOOM (Breakout Rooms)

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Préparation d'un événement 

14 jours avant

Plusieurs outils et trucs pour la préparation d'un évènement de votre groupe. Augmentez vos résultats simplement avec cette recette à succès!

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1 semaine avant

Outils et trucs afin de vous préparer à votre évènement qui approche rapidement. L'importance est de voir à ce que tous les gens du groupe participe à inviter, avoir inscrit et inscrire vos visiteurs, même s'il ne sont pas certain d'y participer. 3 personnes invités par chacun des membres, 2 non-membres GR et un membre GR est le minimum. Pas de maximum d'invitations.

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24 heures avant

C'est cruciale, il faut confirmé vos visiteurs, ajouter à la liste jusqu'à la fin un maximum de visiteurs sur le site web. Soyez préparé, qui va faire quoi. Poussez l'inscription des visiteurs et si la place n'est pas disponible dans votre groupe diriger les vers la bonne personne pour voir la possibilité de s'inscrire dans un autre groupe.



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Dernière étape

Les prochaines heures suivant l'évènements sont cruciales pour augmenter le nombre d'adhésions des nouveaux membres de votre groupe. Tous les trucs pour faire des suivis efficaces









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LES 4 TYPES DE COMPORTEMENT À ÉVITER

MESSAGE AUX RESPONSABLES DE  L'ACCUEIL

 COMMENT COMPLÉTER UN RAPPORT DE RÉUNION (01-2023)

COMMENT AJOUTER UNE BOITE À OUTILS  / 'TRUC"

 LA CONCLUSION D'UNE RENCONTRE DE GR INTERNATIONAL

UTILISATION DE L'APPLICATION "TIMER" AVEC ZOOM

MAXIMISER VOS PUBLICATIONS DE LA BOITE À OUTILS GR

DÉMARRER UN GROUPE DE RÉSEAUTAGE 

LES RÔLES DU CA


Le CA en action

Chaque poste a des tâches précises avant, pendant et après les rencontres pour assurer leur bon déroulement : gestion du temps, accueil des visiteurs, collecte des informations et promotion du groupe. L'accent est mis sur la communication interne, le respect des règles de GR International et un suivi structuré pour assurer la croissance du groupe. Voici les rôles et leurs actions lors des rencontres.

Découvrez ces actions clés en séquence !

Déroulement d'une rencontre : Présentiel vs. Virtuel

Une conduite efficace des réunions est essentielle pour garantir la productivité, l'engagement et une communication claire.

Qu'elles soient tenues en présentiel ou virtuellement, les réunions doivent suivre une approche structurée afin d'atteindre leurs objectifs.

Découvrez les aspects clés de la conduite des réunions !

Rôle des membres du conseil d’administration (CA) 

Le succès de chacun des groupes de GR international dépend du leadership démontré par le conseil d’administration. Son influence et sa bonne gestion dans les différents domaines assurent la continuité des activités et maintiennent l’attrait pour les membres et les invités. 

Les membres du CA doivent se rencontrer chaque mois afin de discuter des problématiques ou de la planification pour leur groupe. Ceci peut être fait avant ou à la suite d’une rencontre (nous vous proposons une courte rencontre de 15 à 30 minutes). À la suite de cette rencontre vous devez compléter le formulaire de rencontre de CA prévu à cet effet. 

Les membres qui obtiendront ces sièges s’engageront pour des mandats de 12 mois et bénéficieront d’une visibilité additionnelle à l’intérieur de leur groupe en siégeant à la table d’honneur lors des réunions ainsi que d’un positionnement stratégique dans le haut de la page du groupe sur notre site internet. 


Un membre ne peut occuper plus d’un poste au sein du même groupe, à l'exception de l’agent de recrutement. 

Les membres du Conseil d'Administration (CA) reçoivent des crédits GR en reconnaissance de leur engagement. Ces crédits sont attribués le 1er janvier de chaque année, au prorata du temps passé à leur poste l'année précédente. Les montants attribués sont de 150 $ pour le Président, 125 $ pour le VicePrésident et 100 $ pour les autres postes, à l'exception de l'Agent de recrutement. Un bonus de 50 % est accordé aux membres occupant un second poste dans un groupe différent, pour un maximum de deux postes. Pour être éligible à ces crédits, la formation annuelle du CA doit être complétée avant le 31 décembre, et le membre doit occuper un poste actif dans un CA au 31 décembre. 


Veuillez noter que l’implication, la présence, le recrutement et le développement du groupe sont autant de facteurs pris en considération pour l’octroi du rabais. Les rabais sont attribués au prorata du temps en poste. Un membre du CA ne peut obtenir plus d’un rabais même s’il occupe plus d’un poste. Aucun rabais ne sera attribué si la formation annuelle du CA n’est pas complétée dans les délais prescrits ou si le membre est dans une position de CA pour moins de 6 mois. 

  • Recruter activement de nouveaux membres pour le groupe dans les secteurs d’activités vacants.
  • En cas d’absence, s’assurer d’être remplacé et aviser rapidement de son absence.
  • Supporter l’inscription des nouveaux membres et le renouvellement des membres existants.
  • Aider les invités souhaitant devenir membre à compléter le formulaire web d’inscription à la fin de la rencontre. 

PRÉSIDENT

  • S’assurer de bien encadrer les invités dès leur arrivée dans la salle. 
  • Superviser et animer énergiquement les réunions.
  • Transmettre au Gestionnaire de district ou à GR international les documents, informations pertinentes et/ou changements concernant son groupe. 
  • Montrer l’exemple pour votre groupe, soyez le meilleur recruteur, le plus énergique, montrer vos qualités de chef. 
  • Planifier la rencontre mensuelle obligatoire avec son CA et s’assurer que le Secrétaire-Trésorier s’occupe de compléter le formulaire à cet effet. 
  • S’assurer d’avoir un CA fort et engagé pour ne pas avoir à faire toutes les tâches du groupe, incluant le Formstack.  
  • Si le président constate un manquement dans un des rôles du CA, il doit aviser rapidement la direction de GR international.
  • Peut proposer à la direction de GR international le retrait ou le déplacement d’un membre de son groupe pour motifs valables et documentés.

SECRÉTAIRE-TRÉSORIER

  • Entrer les informations de la rencontre dans le formulaire de réunion (Formstack) disponible dans la section des membres. 
  • Obtenir les informations complètes des visiteurs pour compléter le Formstack. 
  • Recueillir, si applicable, les sommes reliées aux frais de participation à diverses activités. 
  • Planifier et inscrire sur le site internet GR international le sujet des 4 prochaines Boîtes à outils GR. 
  •  Inscrire les évènements du groupe dans l’accès membres. 
  • Remplir le formulaire de rencontre mensuelle du CA. 
  • N’oubliez pas que le Formstack sera envoyé à tous les membres du CA à chaque modification.  
  • Ne jamais enlever une personne du Formstack à moins que celle-ci se soit inscrite 2 fois. Vous devez simplement modifier et cocher les bonnes cases (par exemple membre ou non-membre, présent ou absent). 
  • Il est important de soumettre ce formulaire dans un délai de 1h suivant la réunion.

RESPONSABLE DE L'ACCUEIL

  • Coordonner les visiteurs à venir afin de bien préparer le groupe à les recevoir dignement. 
  • Écrire un mot de bienvenue pour les invités du groupe dès que vous en recevez la confirmation. Utiliser les modèles de communication de GR international. 
  • Écrire un mot pour remercier les invités de leur visite, au plus tard dans les 24 heures suivant la rencontre. Utiliser les modèles de communication de GR international. 
  • Être présent 15 minutes avant le début de chaque rencontre. 
  • En présentiel : Demander 2 cartes d’affaires à chaque invité et, avant le début de la réunion, en remettre une au président du groupe afin qu’il puisse saluer les invités et une au secrétaire-trésorier. 
  • En virtuel : l’information est demandée par le Secrétaire-trésorier. 
  • Un non-membre ne peut effectuer qu’une seule visite dans le réseau. 
  • S’assurer de l’application des politiques de GR international concernant la représentation par domaine d’activité si applicable (respect de l’exclusivité des sièges).

VICE-PRÉSIDENT

  • Remplacer le Président dans ses tâches lors d’une absence. 
  • Assister le Président lors des réunions. 
  • Gérer le temps des différentes sections de la réunion (mot de bienvenue, Boîte à outils GR, nouvelles et minute de présentation). 
  • Recruter et superviser le rôle des autres membres du CA 

AGENT DE RECRUTEMENT

  • Recruter activement et en continu pour son groupe ou tout autre groupe de GR International.
  • Se rapporter directement à son Directeur régional.  
  • Contribuer au recrutement en collaborant avec les membres d’un groupe ou en effectuant cette tâche pour eux. 
  • Identifier et proposer de nouvelles stratégies de recrutement. 
  • Participer à des événements susceptibles de générer des opportunités de recrutement. 
  • Membre du Conseil d’Administration (CA) mais sans droit de vote. 

RELATION PUBLIQUE

  • Faire l’autopromotion de votre groupe ainsi que de vos membres via les réseaux sociaux / médias et sur votre groupe Facebook régional ou provincial. Il est important d’utiliser l’image de GR international ainsi que les bons logos, disponibles dans le kit média et le gabarit dans votre connexion membre. 
  • Publier les sièges recherchés, les Boîtes à outils GR, et les événements via les réseaux sociaux / médias et sur votre groupe régional ou provincial.
  • Pour chacune des publications sur les réseaux sociaux vous devez inclure la mention Membre (nom de votre groupe), bien identifier la date et l’heure de la rencontre, l’endroit précis si c’est en présentiel, le lien de votre groupe si c’est en virtuel (ne jamais mettre de lien ZOOM car celui-ci pourrait être modifié sans avis). Donnez une bonne description de l’évènement et essayez de «taguer» le plus de gens de votre groupe.
  • Encouragez les gens de votre groupe à commenter, liker et partager vos publications et ainsi en augmenter la traction. 
  • Vous devez faire vos publications au minimum 72h avant un évènement.

Processus d’élection des membres du CA (Màj 01-2023)

Élections annuelles obligatoires 

Les élections des nouveaux membres des CA se dérouleront pour l’ensemble des groupes du 15 janvier au 15 février de chaque année. Un membre du CA peut se présenter à nouveau ou être reconduit unanimement. Le formulaire à cet effet est disponible dans l’aide au CA doit être complété avant le 15 février et ce même si tous les postes du CA restent les mêmes. 


Processus d’élection des membres du CA 

• Seuls les membres de GR international peuvent se voir confier un poste au sein d’un CA. 

• Au démarrage d’un groupe ou au besoin, les postes du CA peuvent être attribués par le gestionnaire du district ou par le siège social. • Par la suite, au besoin et avec l’accord du Gestionnaire de district, les membres du groupe peuvent procéder à l’élection des 6 postes du CA. • Le président sortant est responsable de la tenue de ces élections. 

• Les membres peuvent appliquer sur tous les postes disponibles. 

• Un candidat est élu par acclamation s’il est le seul à poser sa candidature pour un poste donné. • Un membre quittant le CA peut reposer sa candidature afin de poursuivre son mandat. 

• Advenant 2 candidatures ou plus pour un poste, les autres membres votent pour le candidat de leur choix à main levée ou par vote secret. • Lors d’une égalité, un 2e tour de scrutin par vote secret est suggéré. Les votes seront alors recueillis et dépouillés par le secrétaire-trésorier. 

• Dans le cas d’une seconde égalité, un tirage au sort déterminera le candidat élu. 

• Afin de démissionner d’un poste, le membre doit fournir une lettre de démission au président. 

• Sur réception de la lettre de démission, le président se chargera de conduire à nouveau le processus d’élection décrit précédemment afin de trouver un remplaçant. 

• Une transition de 4 réunions est souhaitable afin de permettre le transfert d’expertise et de compétences de l’administrateur sortant au remplaçant. 

• Un président sortant doit aviser les autres membres du CA de son départ au minimum 4 réunions à l’avance.