5. Présence, absences et remplacements

La présence aux rencontres est un élément important de l’expérience GR.

Un membre qui participe régulièrement devient plus visible, développe plus rapidement la confiance des autres membres et augmente ses chances de recevoir des références de qualité.

Chez GR International, nous comprenons aussi que les entrepreneurs ont des réalités professionnelles, personnelles et familiales. Une absence peut arriver. L’important est de communiquer clairement, de demeurer engagé et de respecter le fonctionnement de son groupe.

L’objectif n’est pas de pénaliser un membre inutilement.
L’objectif est de préserver la qualité du groupe, la constance des rencontres et l’engagement de chacun.

L’engagement demeure la règle de base

GR International repose sur l’engagement des membres.

Être membre ne signifie pas seulement être inscrit à un groupe. Cela signifie participer, être présent, faire des suivis, créer des relations, contribuer au réseau et prendre sa place dans la dynamique du groupe.

Un membre engagé :

• avise lorsqu’il doit s’absenter;
• cherche un remplaçant lorsque possible;
• demeure en contact avec son groupe;
• participe aux rencontres lorsqu’il est disponible;
• fait des RDA;
• répond aux suivis;
• contribue à l’ambiance positive du groupe;
• respecte les membres qui sont présents régulièrement.

La présence régulière crée la confiance.
La confiance crée les références.
Les références créent les opportunités.

Comprendre la règle 2-4-6

La règle 2-4-6 est un repère général utilisé pour encourager la constance et l’engagement des membres.

Elle permet aux groupes de suivre les absences avec plus de clarté, sans perdre de vue la réalité humaine de chaque situation.

De façon générale :

Après quelques absences, le groupe peut simplement faire un rappel amical au membre.

Si les absences deviennent plus fréquentes, le CA peut faire un suivi plus direct pour comprendre la situation.

Si les absences se répètent trop souvent, le CA peut évaluer la situation avec le membre et déterminer la meilleure solution.

Cette règle n’est pas là pour juger un membre.
Elle est là pour protéger la santé du groupe.

Une règle appliquée avec jugement par le CA

Chaque groupe GR possède sa propre réalité.

C’est pourquoi l’application des règles d’absence peut être évaluée par le conseil d’administration du groupe.

Le CA peut tenir compte de plusieurs éléments :

• la situation personnelle ou professionnelle du membre;
• la qualité de sa communication;
• son niveau d’engagement général;
• sa participation aux RDA et aux suivis;
• sa contribution au groupe;
• sa capacité à se faire remplacer;
• la période de l’année;
• les réalités particulières du groupe.

La règle générale donne un cadre.
Le CA applique ce cadre avec jugement, respect et discernement.

L’objectif est toujours de trouver l’équilibre entre la flexibilité humaine et l’engagement nécessaire au bon fonctionnement du groupe.

Que faire si vous devez vous absenter?

Si vous savez que vous devez manquer une rencontre, voici les bonnes pratiques à suivre.

À faire :

✔ Aviser votre groupe ou la personne responsable le plus tôt possible.
✔ Indiquer clairement la date de votre absence.
✔ Trouver un remplaçant lorsque possible.
✔ Préparer votre remplaçant afin qu’il puisse bien représenter votre entreprise.
✔ Informer le CA si vous prévoyez plusieurs absences.
✔ Faire un suivi avec les membres après votre absence, au besoin.

Un bon avis d’absence démontre votre professionnalisme et votre respect envers le groupe.

Le remplacement

Le remplacement est une bonne façon de maintenir votre visibilité lorsque vous ne pouvez pas être présent.

Un remplaçant peut vous représenter lors d’une rencontre, présenter brièvement votre entreprise et maintenir votre lien avec le groupe.

Le remplaçant doit être préparé. Il doit comprendre :

• qui vous êtes;
• ce que fait votre entreprise;
• quel type de client vous recherchez;
• comment vous contacter;
• comment vous représenter avec professionnalisme.

Un remplacement ne devrait pas être improvisé à la dernière minute lorsque cela peut être évité.

Le but n’est pas seulement de remplir une place.
Le but est de maintenir votre présence et votre crédibilité dans le groupe.

Exemple de message d’absence

Bonjour,

Je vous informe que je serai absent(e) à la rencontre du [date].

Je serai remplacé(e) par [nom du remplaçant], qui pourra me représenter durant la rencontre.

Merci de votre compréhension.

Au plaisir de vous revoir à la prochaine rencontre.

[Votre nom]

Exemple si vous avez plusieurs absences prévues

Bonjour,

Je souhaite vous informer à l’avance de mes absences prévues pour les prochaines semaines :

• [Date] : remplacé(e) par [nom]
• [Date] : absent(e), remplacement à confirmer
• [Date] : remplacé(e) par [nom]

Je vous remercie de votre compréhension. Je demeure engagé(e) dans le groupe et je ferai les suivis nécessaires entre les rencontres.

[Votre nom]

Si les absences deviennent répétées

Lorsque les absences deviennent répétées, il est important d’en parler rapidement avec le CA ou la personne responsable du groupe.

Dans certains cas, il peut être préférable de :

• ajuster votre fonctionnement;
• planifier vos remplacements à l’avance;
• mieux communiquer vos disponibilités;
• faire davantage de RDA entre les rencontres;
• évaluer si le groupe actuel correspond toujours à votre horaire;
• discuter avec le CA d’une solution adaptée.

Le but est de trouver une solution avant que votre absence nuise à votre visibilité, à votre intégration ou à la dynamique du groupe.

À retenir

GR International est flexible, mais l’engagement demeure essentiel.

Les absences peuvent arriver.
Le manque de communication crée des problèmes.
La constance crée la confiance.

Si vous devez vous absenter, avisez votre groupe, préparez un remplaçant lorsque possible et restez actif dans vos suivis.

Votre présence est importante.
Votre engagement fait la différence.